Что следует включить в политику нерабочего времени вашего сотрудника?

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последнее изменение: 2023-11-26 12:35

Есть ли у вас сотрудник, который постоянно кричит "больной" или уходит слишком много времени? Несмотря на то, что пропуски многих сотрудников являются законными, повторяющиеся внеплановые пропуски могут действительно разрушить бизнес, особенно если работник берет оплачиваемый отпуск.

Ваш первый инстинкт может заключаться в том, чтобы дисциплинировать работника, обвинять его в том, что он использует это, или даже угрожать уволить его. Но если их причина пропуска работы квалифицируется как юридически защищенное отсутствие, вы можете оказаться в горячей воде.

Триша Мейер, основатель и управляющий адвокат в Meyer Law, отметила, что работодателям важно понимать федеральные законы или законы штата, касающиеся отпусков работников, чтобы они не создавали нелегальную политику и не предъявляли несправедливых требований к своим работникам. Вот что вам нужно знать о создании разумной политики свободного времени и обработке отсутствий сотрудников.

Примечание редактора: Ищете информацию о системах учета времени и посещаемости? Воспользуйтесь приведенной ниже анкетой, и наши партнеры-поставщики свяжутся с вами, чтобы предоставить вам необходимую информацию:

виджет покупателя

Что включить в вашу политику

Независимо от того, пишете ли вы свою первую политику свободного времени или обновляете существующую, наши источники рекомендовали включить несколько ключевых моментов.

Рабочее время сотрудника: определите ожидаемые рабочие часы и количество рабочих часов в неделю, а также процедуру включения / выключения, чтобы убедиться, что сотрудники отвечают этим требованиям.

Доступный оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск: помимо обычного оплачиваемого выходного дня (включая больничные, личные дни и выходные дни), перечисления оплачиваемых (или неоплачиваемых) отпусков, периодов отпуска (например, обязанности по тяжелой утрате или присяжных) и отсутствий, гарантированных федеральным законодательством, таких как Закон о семейном и медицинском отпуске (FMLA) и отпуск по нетрудоспособности.

«Напишите четкое описание того, какие оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска предоставляются сотрудникам, включая то, когда и как они получают право на отпуск, и сколько у них уходит на каждую неделю, период оплаты, месяц или год», - сказала Хайме Лизотт, менеджер по кадровым решениям ComplyRight.,

Процедура вызова : Какова процедура вызова больного или уведомления компании, когда сотрудника не будет? Должен ли кто-то быть уведомлен, если работник опоздает? Несут ли сотрудники ответственность за поиск замены для незапланированного отпуска?

«Обязательно объясните политику подачи заявления на отпуск, включая любые крайние сроки для запроса на отпуск и периоды отключения электроэнергии», - сказала Лизотт Business News Daily.

Ваша политика должна быть распространена среди всех сотрудников, руководителей и менеджеров. Кроме того, согласно HRhero, руководители должны быть обучены тому, как применять его справедливо.

Последствия нарушений. В последней части вашей политики должны быть изложены последствия, если сотрудник не следует этой политике.

«Запишите шаги, которые будут предприняты для различных нарушений, чтобы защитить ваш бизнес от обвинений в фаворитизме или дискриминации в дальнейшем», - сказала Лизотт.

Оставаясь юридически совместимым

Как работодатель, вы обязаны по закону относиться к сотрудникам справедливо, когда речь идет о вашей политике отпусков. Изучите федеральные законы, такие как FMLA, Закон об американцах-инвалидах (ADA), Закон о правах на трудоустройство и трудоустройство в форме (USERRA) и Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года. Вы также должны ознакомиться с законами о компенсации работникам штата. Согласно HRhero.

«Вы должны убедиться, что вы не делаете выговор или даже не отрицаете отсутствие работника по какой-либо защищенной причине», - сказала Лизотт. «Кроме того, убедитесь, что вы относитесь к каждому сотруднику одинаково, чтобы не допустить дискриминации или неправомерного увольнения».

Всегда лучше, чтобы опытный адвокат рассмотрел вашу политику, чтобы убедиться, что нет проблемных формулировок или правил.

«Работодатели должны консультироваться со специалистами, чтобы убедиться, что они соблюдают различные федеральные законы и законы штата в отношении своей политики и внедрения лучших практик», - сказал Мейер Business News Daily. «Политика работодателя должна быть четко написана и разослана всем сотрудникам для проверки / подтверждения».

Отслеживание и обработка отсутствия сотрудников

Отсутствия сотрудников - это больше, чем просто проблема соблюдения, и то, как вы их решаете, влияет на затраты компании, ее прибыльность, культуру, моральный дух сотрудников и многое другое, сказал Радж Нараянасвами, соучредитель и со-генеральный директор Replicon.

«То, как вы решите соблюдать эти требования об отсутствии, может иметь далеко идущие последствия не только для вашего юридического отдела, поэтому найдите время, чтобы полностью понять, как время развертывается в вашей компании», - сказал он.

Лизотт отметила, что работодатели могут легко отслеживать пропуски сотрудников, либо создав в своей компании процесс, в котором они регулярно документируют пропуски, например, на бумаге, либо найдя электронное решение, которое позволяет им легко вводить пропуски сотрудников по мере их возникновения.

«Если работодатель намерен масштабировать компанию, я бы порекомендовал использовать сторонний программный продукт для отслеживания, поскольку он, как правило, менее обременителен в административном отношении по сравнению с отслеживанием в электронной таблице, с меньшей вероятностью содержит ошибки и позволяет работодателю обеспечить соблюдение законов штата и федерального законодательства , сказал Мейер.

«Прежде чем обращаться к сотруднику по поводу хронического отсутствия на работе, целесообразно провести внутренний аудит, чтобы выяснить причину проблемы», - сказала Лизотт. Ваш сотрудник предпочитает увольняться без работы, потому что он чувствует стресс и давление и ему нужно некоторое время, чтобы расслабиться? Они кричат из-за семейной ситуации (например, уход за детьми или пожилые родители)? Из-за собственного поведения, связанного со здоровьем?

Далее Лизотт сказала взглянуть на отношение вашей компании к незапланированному невыходу на работу. Вы терпите это, потому что всем нужно время от времени? Вы чувствуете, что этим злоупотребляют, потому что вы не знаете, как управлять этим по-другому? Или это осуждается, и сотрудники знают это, но это все еще случается?

«Проведя этот аудит и ответив на эти вопросы, вы сможете выявить… [и] понять все возможные вопросы, которые могут возникнуть у вашей компании, и [затем] реализовать план», - сказала Лизотт.

Прежде чем предпринимать какие-либо дисциплинарные меры в отношении сотрудника, мы советуем проконсультироваться с специалистом по кадрам и / или адвокатом, чтобы убедиться, что вы соблюдаете требования закона.