9 документов, которые ваш бизнес должен хранить вечно

2023 Автор: Susan Creighton | [email protected]. Последнее изменение: 2023-07-30 19:07

Со второго, когда они начинают формировать свой бизнес, предприниматели наводнены множеством важных документов. От бизнес-планов и финансовых прогнозов до разрешений и налоговых отчетов, список основных документов, кажется, растет с каждым днем. Монтирование стека может быть слишком сложным для управления, и многие владельцы бизнеса пытаются выяснить, какие из них можно отбросить, а какие стоит хранить дольше. Вот 9 документов, которые вы должны хранить всегда.,

По словам Яна Ароновича, соучредителя и генерального директора GovernmentAuctions.org, одним из документов, который крайне важен для обеспечения легкого доступа всех предприятий, являются разрешения, позволяющие работать.

«Многие предприятия полностью зависят от разрешений, и они не могут на законных основаниях осуществлять определенные виды деятельности без них», - сказал Аронович BusinessNewsDaily. «В результате, если вы работаете на разрешениях, выдаваемых правительством штата или местным правительством, вам лучше всегда иметь их при себе».

Налоговый учет бизнеса - это другие документы, которые стоит хранить, сказал Аронович. «Записи необходимы для отслеживания состояния и развития вашего бизнеса», - сказал Аронович. «И всякий раз, когда IRS [Служба внутренних доходов] хочет проводить какие-либо проверки, вам лучше иметь все свои налоговые документы, чтобы избежать осложнений».

Сенен Гарсия, управляющий партнер находящейся во Флориде SG Law Group, сказал, что советует своим клиентам никогда не забывать о соглашениях своих акционеров.

«В этом документе содержится много важных положений, касающихся участия акционеров, таких как защита акционеров и ответственность перед акционерами, такие как права первого отказа, порядок действий по получению компенсации за выкуп компанией или даже вопросы соглашения купли-продажи», - Гарсия сказал.

Гарсия сказал, что устав компании также является важным документом для хранения. «Этот документ является руководящим документом для корпорации и предоставляет процедуры для решения важных вопросов, таких как голосование членов совета директоров и ежегодные собрания», - сказал Гарсия.

По словам Гэри Науманна, директора Центра корпоративного духа в Школе бизнеса WP Carey при Университете штата Аризона, Григор Науманн (Gary Naumann), будет ли это оборудование или офисные помещения.

«Мало того, что они могут иметь срок полезного использования после даты прекращения, они также могут содержать выгодные условия, с которыми вы могли договориться, которые будут вам полезны на будущих переговорах», - сказал Науманн. «С учетом того, что бизнес всегда сопровождает новую транзакцию, очень полезно иметь предварительные условия сделки, доступные для использования в сравнительных целях».

Компании, которые созданы как корпорации, никогда не должны отказываться от официальных протоколов заседаний, советует Кристофер МакКоли, адвокат из Алабамы и президент Whizkins. Он сказал, что протоколы дают отличную картину истории решений совета директоров.

«Эта информация имеет отношение к целям комплексной проверки при подготовке к финансированию, аудиту компании и возможному судебному разбирательству, связанному с формой правительства или акционеров», - сказал МакКоли. «Эти документы, как правило, не хранятся, поэтому в государственных репозиториях не будет [копий]».

Как бизнес-брокер, который способствует продаже бизнеса на протяжении всего процесса условного депонирования, Дебора Микер заявила, что наиболее важными документами, которые должны хранить владельцы бизнеса, являются документы, связанные с образованием их корпорации или партнерства.

«Когда компания продается, она проходит через процесс условного депонирования, и титульная компания должна проверять лиц, обладающих полномочиями подписывать от имени корпорации или партнерства, чтобы продавать», - сказал Микер, бизнес-брокер из Murphy. Business & Financial Corp. "Если нет документа, в котором указаны действующие юридически уполномоченные стороны со всеми подписями, а одна сторона умерла или, после того как ее выкупили, хочет создать трудности, процесс продажи может стать довольно длительным, сложным и дорогостоящим, как адвокаты должны вмешиваться, чтобы попытаться все уладить ".

Дон Форнс, основатель и генеральный директор Software Advice, считает, что его сертификаты акций являются наиболее важными документами, которые следует хранить, пока он не умрет.

«Это главное доказательство того, что вы владеете своей компанией или компанией, в которую вы инвестировали», - сказал Форнес. «Наличие такого решения может разрешить любые споры по поводу подтверждения права собственности, а их замена - относительно сложный процесс, особенно если компания или другие владельцы не на вашей стороне».

Нина Райс, руководитель юридической группы Ries в Санта-Монике, штат Калифорния, подчеркнула важность ведения ипотечных и других кредитных документов, платежных писем, подтверждающих удовлетворение этих долгов, и документов для любых владельцев бизнеса. своя.